UN METODO SPECIFICATAMENTE SVILUPPATO PER LA COMUNICAZIONE DI CLUB
Il progetto parte dalla considerazione che lo strumento più efficiente ed economico per la pubblicazione di notizie dei club è il sito web.
Lo è per la pubblicazione, non per la diffusione, in quanto i primi destinatari delle notizie pubblicate, i soci, non passano il loro tempo a guardare se ci sono notizie sia perché sono saltuarie, sia perché, se soci attivi, le conoscono già. Che ci siano è utile in quanto trasmettono un’idea sull’attività del Panathlon a chi visita il sito.
Il sito messo a disposizione dei club dal Distretto, aveva una logica ben fatta, compresa la messa a disposizione di un modulo di inserimento delle notizie ragionato e, cosa intelligente, disponeva – nonostante le possibilità tecniche limitate all’epoca della sua realizzazione – anche di un automatismo di avviso di pubblicazione di una notizia. Automatismo poi disattivato. Attualmente è divenuto sostanzialmente un depliant statico, saltuariamente aggiornato.
La disponibilità dei soci
Questo probabilmente perché ai requisiti che vengono richiesti al socio del club che accetta l’incarico di pubblicare notizie (tempo e capacità di assemblare le informazioni, scrivere i testi, recuperare le immagini) si aggiunge quello di conoscenza informatica e ulteriore tempo per la loro pubblicazione (Computer, accesso al sito, conoscenza del funzionamento, della risoluzione di problemi di formattazione, capacità di gestire le immagini tagliandole e dimensionandole, ecc.). Il numero dei volontari che riuniscono in se la necessaria passione per il giornalismo e la tecnologia non è altissimo. E la conferma è visibile negli attuali siti di club.
La soluzione adottata
A questo punto l’Area 12 ha deciso di sviluppare un sito di area con la funzione di fornire ai club un servizio centralizzato per l’inserimento delle notizie caratterizzato non solo dal sollevare i club dall’impegno tecnologico ma soprattutto dal trasformare automaticamente le loro notizie in newsletter inviate alle loro mailing list.
I principali vantaggi generati sono riassumibili in:
Risparmio di tempo: l’incaricato del club può concentrarsi sulla notizia (scritto il testo e trovato le foto basta invii al responsabile della comunicazione dell’area averle pubblicate).
- Ampliamento contatti: decide chi le riceverà (mailing list soci, istituzioni, media, ecc.)
- Servizio ai club e ai soci: che trovano nella loro posta le notizie pubblicate.
- Condivisione e motivazione: grazie alla presa di conoscenza delle iniziative
- Effetto moltiplicatore dell’immagine Panathlon: data sia dall’ampliamento della base contatti che dal sommarsi delle iniziative
In altre parole ha immaginato l’istituzione di un servizio ai club, a livello di area, come attuato dal Distretto a livello nazionale. Infatti la decisione del Panathlon Italia di istituire la funzione di un Direttore della Comunicazione con suoi corrispondenti in tutte le Aree è un importante servizio ai club e un metodo per diffondere razionalmente la conoscenza della mole di lavoro svolta dai club. l sistema impostato dall’Area 12 mette a loro disposizione lo strumento per farlo in modo efficiente.
Come funziona
Infatti l’implementazione tecnica ha creato un sistema “giornalistico” di inserimento delle notizie nel sito non semplicemente “friendly”, termine d’impatto ma vago, bensì più modestamente “a prova di stupido (ovviamente “informaticamente” parlando). È basato su un modulo descrittivo, raggiungibile con un click dalla home page del sito
La selezione da “Sospeso” a “Pubblicato” lo fa apparire nella pagina scelta (Notizie Test, Soci o Pubbliche) e genera contemporaneamente una e-mail newsletter che viene inviata alla mailing list.
La newsletter
L’oggetto della eMail è il titolo della notizia che quindi viene visto da tutti i destinatari.
Il sottotitolo e le prime righe di testo vengono letti da chi apre il messaggio, l’articolo completo da chi usa il “leggi Tutto”. La Newsletter, ovviamente può venir rilanciata con Facebook o Twitter.
Le eMail-Newsletter sono tre. Nel loro layout cambia solo la riga d’introduzione per indicare il contenuto:
- Test = Questa notizia è solo un test interno e non ha alcun reale contenuto
- Soci = Segnalazione ai soci della seguente notizia pubblicata nel sito www.panathlon.info
- Pubblico = Le segnaliamo la pubblicazione della seguente notizia nel sito www.panathlon.info
È possibile personalizzare automaticamente l’intestazione della newsletter con l’intestazione con il nome del destinatario.
Le pagine nel sito
Ci sono tre pagine dove le notizie pubblicate appaiono in anteprima al redattore:
- Pagina “Notizie Test” (Area riservata dove si può testare il sistema pubblicando notizie che vede ed arrivano automaticamente come newsletter solo a chi le redige)
- Pagina “Notizie Soci” (Area riservata visibili dai soci e che loro arrivano automaticamente come newsletter)
- Pagina “Notizie Pubbliche” (Home Page visibili da tutti e che arrivano automaticamente come newsletter a tutte le mailing list di contatti (soci, distretto, media, istituzioni, ecc. ecc.).
La Pagina Test serve a provare il sistema in modo che anche i non digitali si rendano direttamente conto della facilità d’uso e padroneggiare il sistema in pochi minuti.
I contatti e le mailing list
Le mailing list iniziali vengono di solito create e popolate rapidamente dai tecnici in sede di realizzazione del sistema. I problemi nascono quando il socio incaricato dal club deve inserire i singoli contatti che si ottengono dall’attività quotidiana club: il nuovo socio, l’amico interessato, il relatore della serata, il giornalista conosciuto, il muovo rappresentante delle istituzioni.
Le attività che si svolgono saltuariamente sono le più difficili da ricordare per i non informatici.
A ciò si aggiunge che si solito si possono svolgere solo entrando nella delicata area amministrativa del sito.
Anche qui il sistema prevede l’inserimento di singoli contatti con un click e il semplice inserimento di nome e indirizzo email in un modulo.
È stato prevista anche l’automazione della richiesta di consenso ai contatti inseriti che attiva l’invio delle Newsletter solo in seguito alla loro accettazione ma si è in attesa di capire se sia realmente necessaria per rispettare il GDPR.